Na magazynach pojawiają się dostawcy z papierowymi dokumentami, których nie ma w systemie? Twoi pracownicy tracą cenny czas na ręczne wprowadzanie dokumentów? Masz problem z papierowymi dokumentami WZ dostawców? Przeczytaj nasz artykuł!

Czym jest Content Intelligence?

W obecnych czasach dane i sposób ich wykorzystania stanowią o sile i efektywności organizacji. W natłoku informacji coraz częściej potrzebujemy inteligentnych rozwiązań oraz skutecznych technologii, które pomogą wprowadzić i odpowiednio wykorzystać dane dla poprawnej realizacji procesu biznesowego. Z pomocą przychodzi Content Intelligence, stając się ważnym elementem cyfrowej transformacji, automatyzacji przedsiębiorstw i szeroko rozumianego Przemysłu 4.0.

Content Intelligence to technologie i systemy umożliwiające przekształcenie danych z dokumentów i danych biznesowych w treści użyteczne z punktu widzenia strategii i działalności operacyjnej organizacji.

Narzędzia tej klasy wykorzystują nie tylko technologię odczytu danych z dokumentów papierowych, skanowanych lub fotografowanych, a następnie odczytywanych za pomocą technologii OCR (optycznego rozpoznawania znaków) i zapisywanych w formie elektronicznej. Narzędzia te idą znacznie dalej, wspierając swoje działanie mechanizmami sztucznej inteligencji oraz wykorzystując uczenie maszynowe. Dzięki temu możliwe jest przekształcenie nieuporządkowanych, chaotycznych treści w ustrukturyzowaną, użyteczną informację. To sprawia, że procesy przebiegają sprawniej, a pracownicy działają efektywniej.

Automatyczne pobieranie danych z dokumentów WZ

Zgodnie z polskimi przepisami przedsiębiorcy zajmujący się sprzedażą towarów zobowiązani są do prowadzenia gospodarki magazynowej. Jednym z jej elementów są dokumenty WZ, czyli wydanie zewnętrzne. To dowód, który dokumentuje wydanie materiałów bądź towarów z magazynu na zewnątrz – np. na rzecz kontrahenta.

W celu usprawnienia procesów magazynowych rekomendowane jest wykorzystanie narzędzi Content Intelligence, które umożliwiają automatyczne pobranie danych z dokumentów WZ (skan lub zdjęcie) i przekazanie ich do systemu w wersji elektronicznej celem dalszego procesowania już w systemie WMS.

Co istotne, system umożliwia pobieranie danych z różnych typów wzorów dokumentów WZ, a w trakcie użytkowania automatycznie doucza się nowych szablonów dokumentów.

Jak przebiega proces wprowadzania dokumentów WZ do systemu UNIS WMS?

W pracy magazynierów obsługujących procesy przyjęć towarów od dostawców zewnętrznych pojawiają się różne trudności. Zdarzają się m.in. sytuacje, gdy na rampie rozładowczej pojawia się samochód z towarem, którego nie ma w systemie zarządzania magazynem i który nie pojawił się w kolektorze danych magazyniera jako zadanie do wykonania. W takich okolicznościach towar jest często składowany na polu odkładczym dla przyjęć, a dokumenty dostarczone przez kierowcę (dokument WZ wystawiony w wersji papierowej przez dostawcę) przekazywane są do biura i tam wprowadzane ręcznie. Taka sytuacja wydłuża proces przyjęcia, wprowadza zamieszanie i dezorganizuje pracę magazynierów.

Najlepszym rozwiązaniem tego problemu jest wdrożenie narzędzi z zakresu Content Intelligence dla systemu zarządzania magazynem UNIS WMS. Dzięki nim magazynier może w prosty sposób (mając oczywiście odpowiednie uprawnienia) dodać takie dokumenty do bazy danych.

Wprowadzenie dokumentów WZ do systemu może zostać zrealizowane w dwojaki sposób:

• poprzez wykonanie skanu dokumentu,
• poprzez skorzystanie z kolektora danych wykorzystywanego w realizacji zadań magazynowych.

W drugim przypadku magazynier musi mieć możliwość zrobienia zdjęcia dokumentów papierowych. Zdjęcie wykonane kolektorem danych w systemie zostaje już przekazane w wersji elektronicznej do osób odpowiedzialnych za akceptację dokumentu. Następnie wraca do kolektora danych jako zadanie dla magazyniera. To rozwiązanie wymaga odpowiednich narzędzi i oprogramowania, ale jest o wiele wydajniejsze. Usprawnia wyłącznie proces przyjęć magazyniera, nie wymuszając jednocześnie zmian organizacyjnych u wszystkich dostawców.

Standardowe pozycje odczytywane z dokumentów WZ to: dane wystawcy i odbiorcy, numer zamówienia, data wystawienia dokumentu i data wydania towaru/materiału (opis, ilość, jednostka miary).

Rozwiązania z zakresu Content Intelligence - w jakich branżach się sprawdzają?

Rozwiązanie znajdzie zastosowanie wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z realizacją dużej ilości przyjęć na podstawie dokumentów papierowych. Dzięki elektronicznemu wprowadzeniu dokumentu i zadania dla magazyniera, możemy w prosty sposób realizować kolejne procesy magazynowe w zakresie logistyki, transportu, produkcji i handlu.

Jakie korzyści można uzyskać dzięki opisywanemu rozwiązaniu? Wśród wielu zalet znajdują się przede wszystkim:

• optymalizacja procesów biznesowych,
• redukcja kosztów,
• przyspieszenie czasu procesowania dokumentów,
• redukcja błędów poprzez automatyczną weryfikację oraz walidację danych.

To wszystko sprawia, że warto zainteresować się rozwiązaniami z zakresu Content Intelligence dostępnych w rozwiązaniach UNIS WMS.